10 conseils essentiels pour une gestion efficace des stocks

La gestion des stocks commence toujours par un processus bien défini ; mais les outils et logiciels de gestion des stocks (avec la digitalisation) peuvent énormément vous aider.

Dans ce guide vous découvrirez étape par étape comment améliorer facilement votre gestion des stocks.

En effet, il est important de savoir que pour une bonne gestion des stocks, cela implique :

• La commande, le stockage et l’utilisation des matériaux ou des produits de votre entreprise,
• Différents types d’inventaire, comme les matières premières, l’inventaire cyclique et les marchandises MRO,
• La hiérarchisation de votre inventaire qui vous aide à comprendre ce que vous devez commander ou fabriquer plus fréquemment ; afin que vous puissiez continuellement répondre aux besoins de vos clients.

La gestion des stocks est en fait un élément crucial de la rentabilité d’une entreprise ; mais de nombreuses petites entreprises ne pratiquent pas une bonne gestion en ce qui concerne les articles qu’elles vendent. Certaines entreprises ont trop peu de stocks, et ainsi, elles sont incapables de répondre aux attentes des clients en fournissant suffisamment de produits disponibles. Cela éloigne souvent les clients, parfois vers une autre entreprise, et aussi parfois pour de bon.

D’un autre côté, de nombreuses entreprises vont dans l’autre sens, en surstockant des articles « juste au cas où ». Bien que vous ayez toujours les articles que vos clients recherchent ; le risque avec cette stratégie est de saigner l’argent de votre entreprise. Les stocks excédentaires bloquent non seulement de précieux flux de trésorerie ; mais coûtent également plus cher à stocker et à suivre.

Une gestion efficace des stocks se situe quelque part entre ces deux extrêmes. Bien que cela nécessite plus de travail et de planification pour parvenir à un processus de gestion efficace ; vos bénéfices refléteront vos efforts.

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Les différents types d’inventaire pour une meilleure gestion des stocks

Avant de pouvoir vous lancer dans une gestion efficace des stocks, vous devez savoir exactement ce que comprend l’inventaire. Voici donc quelques-uns des nombreux types d’inventaire qui existent :

• Celui des matières premières, ou matériaux que vous utilisez pour fabriquer vos produits,
• Pour les produits non finis, travaux en cours qui ne sont pas prêts à être vendus,
• Pour les produits finis, qui sont généralement stockés dans un entrepôt jusqu’à ce qu’ils soient vendus ou expédiés,
• Celui des marchandises en transit, qui ne sont plus dans l’entrepôt et sont transportées vers leur destination finale,
• Inventaire cyclique, ou produits expédiés à une entreprise par un fournisseur ou un fabricant, puis immédiatement vendus aux clients,
• Inventaire d’anticipation, ou produits excédentaires en prévision d’une augmentation des ventes,
• Les stocks de découplage, qui sont des pièces, des fournitures ou des produits mis de côté en prévision d’un ralentissement ou d’un arrêt de la production
• Pour les marchandises MRO, qui signifie « fournitures d’entretien, de réparation et d’exploitation » et soutient le processus de production,
• Inventaire tampon, ou « stock de sécurité », qui sert de coussin en cas de problème inattendu ou de besoin de plus d’inventaire.

Il est utile de trier votre inventaire afin que vous sachiez quels articles appartiennent à la même catégorie ; et que vous puissiez ensuite gérer en conséquence. Par exemple, vous manipulerez vos produits finis différemment de vos matières premières.

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Quel est le meilleur programme de gestion des stocks ?

Divers logiciels de gestion des stocks sont disponibles pour les petites entreprises ; et le meilleur pour votre entreprise dépend de plusieurs facteurs. Par exemple, vous devrez tenir compte de votre budget, de votre type d’entreprise et de certaines fonctionnalités que vous recherchez ; comme les applications mobiles et la sauvegarde dans le cloud.

Voici donc cinq systèmes logiciels de gestion des stocks les plus populaires :

• TradeGecko est facile à utiliser et propose de nombreuses options d’intégration,
• Odoo est facile à apprendre et simplifie le suivi des commandes ; mais il a peu de support client et ne peut pas importer directement des produits de commerce électronique,
• Fishbowl est organisé et facile à utiliser, avec des fonctionnalités de suivi des ventes et des commandes ; mais il ne peut pas importer de produits depuis votre canal de vente en ligne,
• Stitch est un logiciel convivial pour les magasins numériques et physiques,
• Contalog est le meilleur pour les entreprises de commerce électronique, mais rend difficile la finalisation des commandes.

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Nos conseils pour gérer votre inventaire

Ci-dessous, nous avons énumérer pour vous 10 conseils essentiels pour gérer efficacement votre inventaire pour une rentabilité et une gestion de trésorerie accrues.

1. Priorisez votre inventaire

La catégorisation de votre inventaire en groupes prioritaires peut vous aider à comprendre quels articles vous devez commander plus souvent et plus fréquemment ; et lesquels sont importants pour votre entreprise mais peuvent coûter plus cher et se déplacer plus lentement. Les experts suggèrent généralement de séparer votre inventaire en groupes A, B et C.

Les articles du groupe A sont des articles plus coûteux dont vous avez besoin de moins. Les articles de la catégorie C sont des articles à moindre coût qui se retournent rapidement. Le groupe B est ce qui se trouve entre les deux : les articles à prix modéré et qui sortent plus lentement que les articles C mais plus rapidement que les articles A.

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2. Suivez toutes les informations sur le produit

Assurez-vous de conserver des enregistrements des informations sur les produits pour les articles de votre inventaire. Ces informations doivent inclure les SKU, les données de code-barres, les fournisseurs, les pays d’origine et les numéros de lot. Vous pouvez également envisager de suivre le coût de chaque article au fil du temps ; et ceci, afin de connaître les facteurs susceptibles de modifier le coût, tels que la rareté et la saisonnalité.

3. Auditez votre inventaire

Certaines entreprises font un décompte complet une fois par an. D’autres effectuent des vérifications ponctuelles mensuelles, hebdomadaires ou même quotidiennes de leurs articles les plus en vogue. Beaucoup font tout ce qui précède. Quelle que soit la fréquence à laquelle vous le faites, veillez à compter physiquement votre inventaire régulièrement pour vous assurer qu’il correspond à ce que vous pensez avoir.

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4. Analysez les performances des fournisseurs

Un fournisseur peu fiable peut causer des problèmes à votre inventaire. Si vous avez un fournisseur qui est habituellement en retard dans les livraisons ou qui manque fréquemment une commande ; il est temps d’agir. Discutez des problèmes avec votre fournisseur et découvrez quel est le problème. Soyez prêt à changer de partenaire ou à faire face à des niveaux de stock incertains ; et aussi à la possibilité de manquer de stock en conséquence.

5. Pratiquez la règle d’inventaire des 80/20

En règle générale, 80% de vos bénéfices proviennent de 20% de votre stock. Privilégiez donc la gestion des stocks de ces 20% d’articles. Vous devez comprendre le cycle de vie complet des ventes de ces articles, y compris combien vous vendez en une semaine ou un mois, et les surveiller de près. Sachez surtout que ce sont les articles qui vous rapportent le plus d’argent ; donc ne manquez pas de les gérer.

6. Soyez cohérent dans la façon dont vous recevez le stock

Il peut sembler logique de s’assurer que le stock entrant est traité, mais avez-vous un processus standard que tout le monde suit ; ou est-ce que chaque employé recevant et traitant le stock entrant le fait différemment ?

De petits écarts dans la façon dont les nouveaux stocks sont pris pourraient vous laisser perplexe à la fin du mois ou de l’année ; vous pouvez vous demander pourquoi vos chiffres ne correspondent pas à vos bons de commande. Assurez-vous que tout le personnel qui reçoit le stock le fait de la même manière ; et que toutes les boîtes sont vérifiées, reçues et déballées ensemble, comptées avec précision et vérifiées pour leur exactitude.

7. Suivre les ventes

Encore une fois, cela semble être une évidence, mais cela va au-delà de la simple addition des ventes à la fin de la journée. Vous devez comprendre, quotidiennement, quels articles vous avez vendus et combien ; et mettre à jour vos totaux d’inventaire. Mais au-delà de cela, vous devrez analyser ces données. Savez-vous quand certains articles se vendent plus rapidement ou chutent ? Est-ce saisonnier ? Y a-t-il un jour spécifique de la semaine où vous vendez certains articles ? Certains articles se vendent-ils presque toujours ensemble ? Il est important de comprendre non seulement le total de vos ventes ; mais aussi l’image plus large de la façon dont les articles se vendent pour garder votre inventaire sous contrôle.

8. Commandez vous-même les réassorts

Certains fournisseurs proposent de faire des réapprovisionnements d’inventaire pour vous. En apparence, cela semble être une bonne chose ; vous économisez du temps et du personnel en laissant quelqu’un d’autre gérer le processus pour au moins quelques-uns de vos articles. Mais n’oubliez pas que vos fournisseurs n’ont pas les mêmes priorités que vous. Ils cherchent à déplacer leurs articles ; tandis que vous cherchez à stocker les articles les plus rentables pour votre entreprise. Prenez le temps de vérifier vous-même l’inventaire et de commander les réassorts de tous vos articles.

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9. Investissez dans la technologie de gestion des stocks

Si vous êtes une entreprise assez petite, il est possible de gérer manuellement les huit premières choses de cette liste, avec des feuilles de calcul et des cahiers. Mais à mesure que votre entreprise grandit ; vous passerez plus de temps sur l’inventaire que sur votre entreprise, ou vous risquez de perdre le contrôle de votre stock. Un bon logiciel de gestion des stocks facilite toutes ces tâches. Avant de choisir une solution logicielle, assurez-vous de bien comprendre ce dont vous avez besoin ; savoir si elle fournit les analyses importantes pour votre entreprise et si elle est facile à utiliser.

10. Utilisez une technologie qui s’intègre bien

Le logiciel de gestion des stocks n’est pas la seule technologie qui peut vous aider à gérer les stocks. Des éléments tels que les scanners mobiles et les systèmes de point de vente peuvent vous aider à rester sur la bonne voie. Lorsque vous investissez dans la technologie, privilégiez les systèmes qui fonctionnent ensemble. Avoir un système de point de vente qui ne peut pas communiquer avec votre logiciel de gestion des stocks n’est pas la fin du monde ; mais cela peut vous coûter plus de temps pour transférer les données d’un système à un autre ; ce qui permet de se retrouver facilement avec des décomptes d’inventaire inexacts.